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      信息系統項目的整體管理淺析
      [ 通信界 | 陳實 | www.sdgj0817.com | 2023/7/23 18:32:07 ]
       

      摘要:項目整體管理即對項目中的一系列要素進行綜合協調,以實現項目管理的需求。在信息系統項目建設中,如果整體管理缺乏,那么會造成范圍蔓延、成本超支、進度延期等一系列問題。為了控制信息系統項目的成本、質量、進度,管理人員應加強項目的整體管理。為此,本文分析了信息系統項目整體管理的必要性、信息系統項目整體管理的階段、需要重點關注的問題,以及提高信息系統項目整體管理可行性和精準性的對策。

      關鍵詞:信息系統;整體管理;項目;控制

      在信息化社會,信息的地位和作用愈加凸顯,不斷涌現的大量信息為社會建設提供了基礎的資源保障。因此,信息系統變成基本的社會建設項目,國家的現代化發展少不了信息系統項目的支持。我國的信息系統項目發展越來越迅速,以往的信息系統項目管理與結構體系建設越來越不適應現代信息技術不斷發展的要求,導致項目管理模式跟管理結構的不統一,從而較易形成管理上的風險;诖,信息系統項目的整體管理是非常迫切和有必要的,逐漸變成社會重視的核心問題。

      一、信息系統項目整體管理的必要性

      搜集信息零散化是以往信息系統項目管理的特色。信息管理的區域比較分散,從而使數據的精準性受到影響。例如省級公務員考試信息系統項目管理,其在以往實施區域性管理模式,信息管理項目間缺少連通性,各省、自治區、直轄市負責本區域的考試,各省市的考試時間不同?忌鷷柚鷷r間差參與若干次考試,可能在一月內參與多個省份的考試。這種情況導致多個區域同時錄取一個考生的現象出現。對于招聘單位來說,此現象會使成本支出增加,并且也使公務員考試的公正性和公平性受到影響。對于企業來講,信息管理的分散化導致部門之間的信息溝通受阻,進而難以迅速地收集傳達市場信息,導致市場排斥和人心渙散?傊,以往的信息收集模式已滯后于社會發展的要求,以及以往的信息收集模式會形成難以扭轉的社會危害性,倘若不能很好地優化信息收集模式,那么會導致數據處理的封閉性,從而嚴重影響項目本身。因此,信息系統項目整體管理非常有必要。

      二、信息系統項目整體管理的階段

      信息系統項目的整體管理有助于項目的成功。信息系統項目的整體管理涵蓋項目啟動、計劃、落實、控制、收尾等若干階段。信息系統項目的整體管理可以推動一系列任務組織的有序開展,從而使項目能夠實現整體最優的效果。

      (一)信息系統項目啟動階段

      項目啟動階段的基本環節有立項、審批、可行性分析、論證、評估、招投標和簽署合同,有關環節要求各個角色的人員落實。在投標后,如果單位中標且收到相應的通知書,那么應實時反饋和簽署合同,后續項目主導負責人開會提出項目工作的要求和指示等,承建方對后續工作方案做出匯報,且探討有關事宜,在會上還應選出項目經理,項目經理負責之后的相關事宜。

      (二)信息成系統項目規劃階段

      項目的執行需要計劃的支持,項目的相關工作都應基于審核的規劃開展工作,在此階段項目經理應制定項目的總規劃或管理計劃,確保在項目正式執行前完成總規劃。項目規劃階段依據項目可行性分析報告、論證、工作說明書、章程等文件,并且還應制定其他環節的管理子計劃。在制定完以上規劃之后應結合專家評審、會議等作出肯定或評審,只有獲得批復的規劃才能夠充當項目執行中遵守的基準(范圍和成本基準等)。批復之后的項目基準不是固定不變的,項目經理在之后階段可以根據招聘合同和要求、項目具體執行現狀改進與完善項目基準,并且在結束項目之后可以在單位組織過程資產中納入以上的寶貴經驗(項目規劃)。在信息系統項目規劃階段,能夠邀請有關項目的干系人員參加,確保項目規劃有效性的提升,并且也能夠適當應用相應的技術或工具制定項目規劃。

      (三)信息系統項目執行階段

      項目執行階段的主導管理工作是指導和管理項目,項目經理應有效落實溝通、人力資源、質量等若干管理事宜。其中,在溝通管理上,項目經理應盡量取得項目各干系人的積極扶持,結合相應的溝通方法提高各干系人的信任感;在人力資源管理上,應重點落實項目團隊招募、團隊建設以及管理等事宜,能夠以多標準決策分析技術對項目團隊的組成人員進行嚴格選拔,以及將AB制度應用于重要工作崗位,從而防范風險;在質量管理上,應嚴格根據項目基準落實質量管控工作,保障項目的執行跟有關要求和標準相符合,并且優化和完善執行過程以及強化質量評審等。

      (四)信息系統項目控制階段

      在項目整個生命周期中都應滲透整體控制工作,其主導事項是:實施監控項目的執行現狀、加強整體變更控制、注重風險管理、加強溝通管理、嚴格采購控制、注重范圍核實和管控、實現質量和成本、進度的控制目標。例如,對于風險管理工作而言,項目經理在項目初期即識別分析潛在的風險,并且制定有關的對策。識別風險之后應定性分析風險,根據風險的概率、影響性開展風險的優先級排序,且貫徹實施責任制,結合SWOT技術定量分析風險。與此同時,風險的出現勢必對項目質量和成本以及進度形成影響,為此,在風險管理中務必落實需求分析、成本管理、質量管理、進度管理、范圍管理等事宜。最后制定應對風險的計劃,以及審計和再評價風險?傊,執行有效的項目控制奠定了項目有序進行的良好基礎,確保了項目質量在指標范圍內、進度不遲滯、成本不超支、風險和變更得以控制等。

      (五)信息系統項目收尾階段

      項目收尾階段的管理重點是項目發起者驗收最終的項目成果,此階段旨在驗收項目、總結項目、后期運維和評價項目。其中,在項目執行階段即要求開展有關的行政驗收事宜,而在結束項目時也應驗收合同。像是在行政驗收中務必由項目發起者確認行政驗收簽發書。在驗收項目時應建設驗收小組,驗收小組成員中需要有相關專家,以會議形式評審項目執行狀況。會議中要求業主方對項目整體建設管理情況進行匯報,建設方應匯報項目整體執行狀況,涵蓋項目成本、質量、進度、風險等環節,在會議討論之后生成最終的驗收報告,有關專家和驗收組組長負責簽字確認。

      三、信息系統項目整體管理需要重點關注的問題

      (一)注重信息溝通

      信息系統項目建設中通常牽涉到復雜、較多的干系人,尤其是大規模的信息系統項目存在較多的子系統,而人和人之間傳輸和交流信息的關鍵在于溝通,為此,良好的溝通管理對項目的執行效果影響較大,只有注重溝通,才可以確保項目的成功。因此,在項目執行中應遵循積極溝通、主動溝通的原則,并且,為了確保更加順暢的溝通,應盡可能地防范一系列干擾因素,確保彼此之間信息的表達維持原狀,這樣在信息的發送與接收后,彼此之間可以反饋和檢查理解情況,從而提升溝通效率和效果。

      (二)注重風險管控

      所謂的風險就是項目面臨機會或威脅的一系列不確定性問題,其基本特點是相對性、可變性、不確定性、客觀性。在項目的全生命周期中,風險時時處處都存在,項目組成員應增強風險觀念,項目經理也應密切關注風險,科學地評估以及科學地分析風險,注重事前規劃以及風險的識別和定性定量分析風險,當出現風險的情況下可以實時應對和持續監控。

      (三)執行有效變更

      信息系統項目管理中,范圍改變與需求擴大時常出現,因此,項目變更是客觀存在的,做好變更控制顯得非常關鍵。項目管理中應認真根據變更控制流程進行變更,在界定變更需求之后承建方可以對變更申請進行提交,監理再初審變更情況,并且項目管委會也需要做出審查,然后各方分析變更事項和制定變更規劃,組織執行變更且對變更執行的全程進行監控,最終評價變更效果,以及明確變更之后的項目是否有序運行。需要明確的是針對變更問題務必獲得客戶確定和正式評審,以及形成正式的變更申請書面記錄。如在一次請購流程模塊功能階段驗收會上,采辦經理指出需要增加一個審批人員的短信提醒功能,存在請購單據要求該人員審批的情況,倘若超出相應的時限未曾審批,那么系統會自動發送一條提醒審批者的短信提醒,從而使審批的效率大大提升。

      四、提高信息系統項目整體管理可行性和精準性的對策

      (一)應用技術方式提升信息系統項目整理管理可行性和精準性

      信息系統項目整體管理具備前沿性特色,我們應分析其整體發展趨勢。信息系統項目整體管理能夠提升信息管理以及協作水平,在信息搜集中可以拓展搜集范圍,以及提升信息搜集的精準度。為此,企業應提升信息系統項目整理管理可行性和精準性,以及重視信息搜集和處理技術水平的提升。在信息搜集中,企業能夠應用物聯網技術、數據庫技術、中央處理器技術、監控器等,這是由于相關技術的應用能夠提升信息搜集精準度。從而使信息搜集中的失誤率降低,最終提升信息系統項目整理管理可行性和精準性。

      (二)吸收和培養人才

      盡管信息系統項目整體管理應用的技術設備日益簡單化,使信息集成化水平不斷提升,企業應吸收高素質的人才。高素質的人才能夠迅速開展系統管控,在系統存在缺陷的情況下能夠實時完善和控制,以及再建構和再發展信息系統,確保信息管理系統變成可以實時適應一系列內部和外部環境的動態化系統。因此,企業應關注信息搜集人員綜合素養,以及吸收和培養大量的人才,確?沙掷m發展目標的實現。

      (三)以信息系統項目整體管理有效性的提升確保信息系統項目整體管理可行性和精準性的提升

      信息系統項目整體管理有效性的提升能夠推動信息系統項目整體管理可行性和精準性的提升。首先,企業應關注數據有效性的提升。如在突發情況的處理中,信息數據可以凸顯非常大的價值,有助于企業實時、有效地應對各種突發情況,這也為后續相似問題的處理打下了良好的基礎。其次,企業應關注信息系統項目整體管理后續有效性的提升,確保信息系統項目可以預測和管理后續的發展,以及可以制定應激問題的解決規劃,在解決規劃中應凸顯前瞻性設計。最后,企業應實時評估風險,以及有效地控制風險,只有做到“未雨綢繆”,才可以促進企業的穩定與健康發展。當信息系統項目的質量跟進度存在矛盾的情況下,企業應探究適宜的平衡點,以及先兼顧信息系統項目的質量,盡量地減小其存在的成本超支風險和質量問題概率。當然,企業在數據搜集中也應關注數據的完整性與真實性,如此才可以確保信息系統項目整體管理的有效性。

      (四)以完善或完整的信息系統項目整體管理提升信息系統項目整體管理的可行性和精準性

      信息系統項目整體管理并非一蹴而就的,其需要不斷完善,應構建長期性管理結構體系,而在結構體系中應重視其完整性,這是由于結構體系的支柱在于完整性。倘若缺少了完整性,那么會導致信息系統項目整體管理可行性和精準性的降低,從而使信息系統項目整體管理面臨風險,形成尤為固化、分散的信息系統,最終難以使整體管理目標實現。因此,重視信息系統項目整體管理的完整性是非常關鍵的。企業應補充人才資源,以此來提升信息系統項目整體管理的完整性水平。一是信息系統項目整體管理中應防范企業執行“能人管理”模式,這是由于“能人管理”模式往往忽視信息系統項目整體管理的完整性。進入一系列部門的能人會改進與完善本部門,而在改進與完善的進程中不重視信息系統項目的整體性,盡管暫時能夠使企業的市場競爭優勢增加或使企業的社會影響力提高?墒强v觀長遠而言,企業的信息系統業已處在分散的狀態,這種情況下再開展信息系統項目的整體管理將更加困難,并且一系列部門間面臨的沖突也會影響企業整體。因此,企業應防范“能人管理”模式的出現,如此的管理模式不利于企業的可持續性發展,只有實現信息系統項目整體管理模式的持續完善,并且以此對一系列部門的特色化發展予以協調,強化企業一系列部門的互動溝通,才可以確保一系列部門逐步適應企業的發展。二是在競爭越來越加劇的當前時期,一系列部門間只有懂得如何協作,才可以使共贏的局面形成。倘若企業一系列部門僅僅關注自身的發展,而不重視跟其他部門的合作,那么也會忽視信息系統項目整體管理的完整性,從而阻礙企業整體發展。企業一系列部門在不斷競爭中應有效整合,確保很好地互動溝通信息,提升企業內部信息溝通的精準性,實現有效統一信息系統項目平臺和信息,實現企業的經濟效益最大化,改進與完善的結構,奠定企業信息系統項目整體管理后續發展和信息平臺建設的堅實基礎?傊,只有關注信息系統項目整體管理的完整性,才可以提升信息系統項目整體管理的可行性和精準性。

      五、結束語

      綜上所述,在信息技術不斷進步和發展的形勢下,信息在社會發展中日益凸顯其價值和作用。信息系統項目管理已變成社會的基本建設項目,因此社會也非常重視信息系統項目的管理問題。信息系統項目整體管理在管理執行中遵循綜合性的原則,如此能夠發現潛在的問題或風險,從而能夠在形成風險或問題加重前做好有效的應對規劃或措施,并在信息系統項目協調工作中應合理劃分有關人員。只有如此,才可以保障信息系統項目的成功。

      作者單位:陳實 山推工程機械股份有限公司

      參  考  文  獻

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      陳實(1985.12.15-),男,漢族,山東濟寧,本科,助理工程師,研究方向:計算機信息系統集成項目管理。

       

      1作者:陳實 來源:中國新通信 編輯:顧北

       

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